image/svg+xml
image/svg+xml

Vrijwel alle wensen bleken binnen standaard Exact oplossingen te kunnen worden ingevuld

Kolmer werkt nu sneller en efficiënter

Al ruim 31 jaar levert Kolmer Elektromotoren uit Putten alles op het gebied van elektromotoren. Kolmer levert maatwerk. Niet alleen de motoren zelf worden klantspecifiek gemodificeerd, ook de logistiek is maatwerk. In 2013 ging Kolmer over op Exact. Kolmer verkoopt elektromotoren uit Polen, China en Italië. In 80% van de orders wordt de elektromotor aangepast naar de wensen van de klant. De verkoop loopt via kantoren in Nederland, Rusland, Engeland en Dubai. 40% gaat naar de maritieme sector, voor pompen, ventilatoren, et cetera. Al met al een wereldwijde logistieke operatie.

De ICT omgeving vóór 2013

Vanuit de holding werd destijds een AS400 oplossing voorgeschreven met veel maatwerk. Er was in de loop der tijd een wirwar aan systemen en databases ontstaan. Oswald Broeksema, hoofd verkoop binnendienst: “Onze ICT was een lappendeken geworden. Gegevens over orders en artikelen stonden in verschillende systemen, die aan elkaar geplakt waren. Het werkte heel omslachtig en kostte enorm veel tijd. Orders werden op verschillende plekken ingevoerd, weer bij elkaar gezocht, uitgeprint en… lopen maar, met de bon onder de arm naar de werkvloer. ”
Rond 2010 kreeg Broeksema al het gevoel: ‘Dit moet anders’. De rest van de organisatie was toen nog niet overtuigd, druk met andere zaken. Want de klant gaat altijd voor.

Eisen en wensen

Bovenaan de lijst met eisen en wensen stond een oplossing voor de planning van verkoop-, en inkooporders en de werkplaatsplanning. Alles ging nog in Excel, wat betekende: met de hand invoeren en aanpassen, rondmailen, enzovoort. Meerdere mensen in één Excelsheet laten werken geeft vroeg of laten problemen. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken en een foutje is zo gemaakt. De lijst vervolgde met:

  • Integrale rapportages met duidelijke overzichten van openstaande offertes, de marges, et cetera.
  • Alles in één systeem en relevante gegevens overzichtelijk in één scherm, liefst real time.
  • Geen papierhandel meer.

“Ik wilde vooral een veel betere orderflow. Sneller offertes maken en ze terugvinden. Het maken van calculaties, het aanpassen van lopende orders en het snel tot m’n beschikking hebben van relevante klantinformatie, het moest allemaal veel sneller en efficiënter kunnen.” , aldus Broeksema.
“Het lukte allemaal wel, maar kostte ontzettend veel tijd. We waren als het ware slaaf van het systeem geworden met een wirwar aan artikelen en gegevens.

ERP pakket selectie en implementatie

Kolmer vergeleek een aantal systemen om tot een goede keuze te komen. De Ridder en twee Microsoft oplossingen (Navision; Dynamics AX) werden naast Exact gelegd. “De drie anderen vielen snel af. Ik had het gevoel dat we er niets mee opschoten, het bleef een lappendeken. Of de kosten en implementatietijd vielen hoger uit dan verwacht. Met AB keken we samen naar een mogelijke oplossing voor onze wensen. Er was duidelijk wat kan en wat niet kan. Die duidelijkheid en samenwerking is cruciaal.”

Na de zomer van 2013 werd begonnen met de implementatie. Op 1 januari 2014 ging Kolmer live met Exact Globe Next. Vrijwel alle wensen konden binnen de standaard van Exact worden ingevuld.

Het overzetten van de gegevens had wel wat voeten in aarde. Zo’n 12.000 artikelen moesten worden overgezet. Broeksema greep het moment aan om meer structuur in de artikelen aan te brengen. Alle artikelnummers en omschrijvingen zijn gestandaardiseerd en worden aangemaakt door middel van een zelf ontworpen ‘artikelgenerator’. Nu kan iedereen binnen Kolmer direct aan het artikel zien wat het is en voor welke klant. Exact bevat al meer artikelen dan in het oude systeem ooit hebben gestaan en alles blijft duidelijk en overzichtelijk.

Het resultaat

Kolmer Elektromotoren plukt de vruchten van een volledig geïntegreerde standaard oplossing en heeft geen maatwerk, Excel of koppelingen meer nodig.

Eenduidige en logische structuur in de gegevens

“Exact is eenduidig en alles zit in één systeem. Een ordernummer, debiteur, pakbon, alles wat bij elkaar hoort zit ook echt achter één knop. Een calculatie zit bijvoorbeeld achter de offerte of project, niet meer in een Excelsheet in mapje op iemands computer.”

Meer overzicht en snel plannen

“Het plannen van verkooporders bijvoorbeeld, doen we nu met MRP in Exact met één druk op de knop. De werkplaatsplanning, de inkoop, onze leverbetrouwbaarheid en die van onze toeleveranciers houden we bij met Sumatra. Waar dat vroeger moest met een export naar Excel en vervolgens allerlei aanpassingen binnen Excel, is de benodigde informatie nu realtime beschikbaar.”

Betere rapportages

Voor onze wens met betrekking tot de rapportages, geldt hetzelfde. Het was een Excel-bestand vol met functies en verwijzingen, dat door meerdere mensen werd gebruikt. Nu hebben we Sumatra en de dashboards van A.B. Software (red. StockDash, SalesDash, CashDash). Alle informatie komt rechtstreeks uit Exact en staat in duidelijke overzichten. Kortom, we werken nu véél sneller en efficiënter dan met ons oude systeem. We besparen tijd, zijn minder afhankelijk van elkaar en hebben betere stuurinformatie. Een enorme verbetering.”, aldus de heer Spanhaak, Commercieel Directeur.

Broeksema prijst de kennis en toewijding van het team van AB, dat samen met Kolmer de klus geklaard heeft. “De projectleider stippelde de grote lijnen met ons uit en de consultant hield het tempo er in. Binnenkort gaan we beginnen met Exact Synergy, om ook ons klantenbestand en zaken als retouren verder te verbeteren. En in de werkplaats gaan we met schermen werken waarop de orders te zien zijn, zodat we ook daar van het papier af zijn.”

“Begin met het maken van een lijst met verbeterpunten en blijf buiten je kaders denken, dat zou ik iedereen aanraden.”, zo besluit Broeksema. “Waren wij maar 3 jaar eerder met Exact begonnen.”

Ontdek de AB Dasboards!

Wij helpen u
graag verder!

088 456 1234

Afspraak maken

image/svg+xml
Privacy Verklaring © 2024 A.B. software & consultancy B.V.
---